Se alguma vez você decidiu executar uma tarefa que estava apenas no papel, sabe o quanto às vezes isso pode ser difícil. Conseguir administrar prazos, organizar as atividades e identificar as principais etapas para chegar a um objetivo pode ser um grande desafio, mas isso pode ficar mais fácil se você utilizar ferramentas de gerenciamento de projetos como o Trello.
Seja para realizar um planejamento pessoal ou para otimizar a comunicação e trabalho de equipes, principalmente em tempos de home office, o Trello é uma ótima opção para integrar, categorizar e organizar as informações do seu projeto. Neste post, você vai descobrir mais sobre essa ferramenta de gestão, entender como ela funciona, se há custos e como ela pode ser útil ao seu trabalho.
O que é Trello?
O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite a colaboração em equipe e a organização de tarefas pessoais. A popularidade do Trello vem em grande parte de sua simplicidade. Ao contrário de diversas plataformas que têm um modelo de gerenciamento complexo, o Trello preza pela facilidade de uso, por isso, rapidamente é possível entender como a ferramenta funciona, sendo possível utilizá-la para organizar todo tipo de tarefa.
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Quem é o fabricante?
A história do Trello começou em 2011, quando surgiu o protótipo Trellis, cujo objetivo era lidar com problemas de planejamento de alto nível. Naquele mesmo ano, após alguns testes e já com o nome Trello, a ferramenta foi lançada como um aplicativo para internet e iPhone na TechCrunch Disrupt – evento que acontece nos EUA e é referência no setor da tecnologia e inovação.
A partir do lançamento, o Trello foi ganhando atualizações e versão para Android e, em 2014, se desligou da empresa Fog Creek para se tornar Trello, Inc. Foi em 2015 que o Trello iniciou a atuação no mercado internacional e lançou versões traduzidas no Brasil, além de Alemanha e Espanha. Em 2017, o Trello foi adquirido pela empresa australiana de software e produtos digitais, Atlassian.
Como usar o Trello?
A versatilidade do Trello permite o trabalho colaborativo de equipes, sendo possível visualizar e acompanhar os colaboradores que estão atuando em um projeto e o que eles estão fazendo. Mas o Trello não é apenas para o trabalho, você pode usá-lo para organizar quase tudo, talvez toda a sua vida: de tarefas cotidianas que precisam ser realizadas a livros que você pretende ler.
A aparência da plataforma se assemelha a um quadro com notas adesivas e os projetos e as tarefas podem ser organizados em colunas e movidos facilmente para indicar o fluxo de trabalho, prioridade e status.
Como baixar ou fazer o download do Trello?
O Trello pode ser usado na versão online, mas também é possível realizar download. No caso de smartphones, a ferramenta está disponível tanto para Android quanto para iOS, basta baixar na Play Store ou App Store. Para utilizar o Trello no computador, você pode ir direto neste link.
Como fazer login no Trello?
Para fazer login basta criar uma conta inserindo um e-mail e escolhendo uma senha. O cadastro é gratuito e também pode ser realizado a partir de outras plataformas como o Google.
Como funciona o Trello?
As tarefas criadas no Trello podem conter informações valiosas à equipe, incluindo imagens e anexos de arquivo, além de serem atribuídos prazos e outros dados de rastreamento de status. As tarefas também podem conter notas que permitem aos membros rastrear o progresso de uma atividade.
A organização de projetos no Trello se dá por quadros (board) inseridos em forma de lista de tarefas que podem ser seguidas individualmente ou em equipe. Cada uma dessas listas possui cartões (cards) contendo descrição, prazos e objetivos. Os quadros podem ser compartilhados com qualquer pessoa que tenha cadastro no Trello. Marcar um usuário em um cartão de tarefa dará acesso para acompanhar, editar e realizar a atividade.
O Trello também permite que os usuários organizem as atividades por cores que ajudam na hora de categorizar as tarefas e ainda é possível criar um checklist para detalhar as etapas de execução de um projeto. Além disso, o Trello disponibiliza relatórios e integrações com outros softwares como Dropbox, Google Drive e Discord.
O Trello é gratuito?
O Trello possui versão gratuita, ela não limita o uso de cartões e a quantidade de membros, mas limita os quadros até 10 e o armazenamento em 10 MB. Há também as versões pagas da ferramenta, veja a seguir:
Veja os planos e preços
O plano Business Class do Trello, ideal para até 100 pessoas, custa US$12,50 mensal e possui ferramentas avançadas como adesivos, planos de fundo personalizados, suporte prioritário, visualização dos projetos em mapas e outras funções.
Há também a opção Enterprise, para organizações com mais de 100 membros, que permite a conexão do trabalho de mais de um time. O preço depende da quantidade de usuários, mas uma equipe de 20 pessoas gera em torno de US$4,200 por ano.
Concorrentes do Trello
Asana
Asana é uma ferramenta disponível em versão web e aplicativo. Seu objetivo é organizar o fluxo de trabalho em equipe incluindo lista de tarefas, chat que otimizam a comunicação, criação de times e quadro de projetos. A versão gratuita da ferramenta permite a colaboração de até 15 pessoas e mais de 100 integrações gratuitas com outros aplicativos, como Microsoft Teams e Adobe Creative Cloud.
Evernote
A proposta do Evernote é facilitar anotações e organização de ideias. Essa ferramenta é uma ótima opção para aqueles que trabalham com textos e notas, sendo possível criar e separar anotações com formatos e cores personalizados.
O Evernote também permite a digitalização de documentos direto do smartphone, salvar páginas da internet fazendo destaque em partes do texto e criar notas com anexos de imagem e áudio. Na versão gratuita, a ferramenta permite o upload mensal de até 60MB.
KanbanFlow
O KanbanFlow utiliza a metodologia japonesa Kanban de gerenciamento de projetos que usa sticky notes na parede. A ideia é que o usuário registre tarefas na plataforma digital como uma espécie de aviso aos colaboradores da equipe, com prazos, demandas e sugestões, entre outras anotações. A versão gratuita do KanbanFlow é bastante básica e permite a utilização de técnicas, como a pomodoro, como facilitadora de tarefas.
Jira
Do mesmo fabricante do Trello, o Jira proporciona diversas soluções como Jira Service Management direcionado a times de atendimento, Jira Align para negócios e Jira Software para equipes usarem frameworks ágeis. O software permite que as equipes monitorem tarefas e acompanhem o desenvolvimento de projetos para garantir o sucesso de diversas atividades em um único local. A versão gratuita permite, entre outros, o uso de quadros do Srum e Kanban, geração de relatórios, fluxos de trabalho personalizados e 2 GB de armazenamento de arquivos.
Microsoft Planner
O Microsoft Planner possui produtos tanto para uso familiar e individual quanto para empresas e organizações de equipes. A ferramenta faz parte das soluções da Microsoft 365, e permite o planejamento de tarefas de projetos colaborativos. Com o Microsoft Planner é possível traçar metas, atribuir funções a membros da equipe e acompanhar o processo das atividades. A ferramenta é paga, mas é possível utilizar a versão gratuita por um mês.
Slack
O foco do Slack é otimizar a comunicação das equipes ao oferecer recursos que incluem criação de salas de bate-papo, organização de projetos em tópicos de conversas e grupos privados de mensagens diretas. A versão gratuita limita a quantidade de mensagens em até 10 mil e integra até 10 ferramentas como Google Drive.
Tables Google
Desenvolvido pelo Google, o Tables é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que se diferencia principalmente pelos robôs configurados para executar tarefas repetitivas. Além disso, é possível programar lembretes com prazos de trabalhos e realizar integração com todo ecossistema Google. A versão gratuita não limita a quantidade de colaboradores e oferece somente uma semana de histórico das mudanças nos projetos.
Conclusão
Os principais desafios relacionados à produtividade de uma equipe giram em torno de organizar atividades. Esse desafio se potencializa quando o trabalho é realizado em home office e cada colaborador precisa manter sua produção e fluxo. Este formato de trabalho ganhou aliados para funcionar como reuniões por vídeo chamadas, compartilhamento e armazenamento de arquivos em nuvem e ferramentas de gerenciamento como o Trello.
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